Izrada Računa Putem Booking Manager Aplikacije

Booking Manager aplikacija je u potpunosti prilagođena potrebama hrvatskih charter flota. Putem aplikacije svaka charter firma ima mogućnost izdavati sve potrebne račune u procesu najma plovila ( avansni računi, finalni računi, fiskalni računi) te održavanja kako vlastitih tako i plovila drugih stranaka.

Kako Pripremiti Aplikaciju za Izdavanje Računa?

Prvi korak je da se svakom od zaposlenika kreira njhov osobni zasebni ulaz unutar aplikacije što će pomoći da se računi izdaju na ispravan način (svaki račun mora sadržavati naziv osobe koja ga je izdala) i pratiti rad određenog djelatnika. 

Osobne ulaze potrebno je napraviti putem adresara 

1. Dodati novog korisnika
2. Dodjeliti mu jedinstvenu mail adresu koja će mu koristiti kao korisničko ime prilikom pokretanja aplikacije
3. Dodijeliti jedinstvenu lozinku
4. Unijeti OIB zaposlenika
5. Dodati Administrators Access Rights korisniku

Kako Postaviti Nazive Računa?

Kako bi se ispravno postavili automatski nazivi računa, potrebno je posjedovati interni akt kojim se određuju naziv i numeriranje samih računa. Kada imamo interni akt znamo točno koje je urede potrebno postaviti unutar aplikacije te informaciju koji ured prati koji niz numeriranja računa i osobe koje su zadužene za izdavanje određenih računa.

Nazivi i numeracija računa uređuju se putem opcija u sustavu:

1. Reservation settings 
2. Invoice 
3. Postavki Invoice number formata (određujemo sam naziv računa npr br računa/ured koji izdaje račun/aplikacija putem koje je izdan račun)
4. Postavljanjem niza numeriranja računa (u slučaju na slici svaki od ureda ima svoj niz računa)
5. Spremanjem unesenih postavki

Oznake invoice number formata imaju slijedeća značenja:
X - predstavlja broj računa
O - predstavlja ured
A - predstavlja sekvencu (potrebno za postavljanje niza numeracije)
D- predstavlja uređaj

Upute kako se postavljaju uredi unutar aplikacije i prilagođavanje  aplikacije da fiskalizira računa  možete pronaći u slijedećem članku:

https://support.booking-manager.com/hc/en-us/articles/360002091691-How-to-setup-Booking-Manager-to-issue-fiscal-invoices

Postavljanje Metode Plaćanja

U Booking Manager aplikaciji je potrebno dodatno postaviti i sve metode plaćanja kao što su: bankovni transfer, gotovina, kartice, kombinirani način plaćanja. Kombinirani način plaćanja treba nositi naziv Ostalo . Metoda plaćanja Ostalo primjenjuje se na završne račune kod koji je jedan avans uplaćen bankovnim transferom a drugi preostali dio karticom ili gotovinom na dan check-ina. Sukladno tome, sustav razdjeljuje uplate kako bi se ispravno napravila fiskalizacija.

Više informacija o postavljanjima metoda plaćanje možete pronaći na sljedećem linku:
https://support.booking-manager.com/hc/en-us/articles/360002066652-How-to-Enter-Payment-Methods

https://support.booking-manager.com/hc/en-us/articles/360002066592-How-to-work-with-payment-methods-in-reservation-settings

Više informacija o postavljanju aplikacije da izdaje fiskalizirane račune pronađite na sljedećem linku:
https://support.booking-manager.com/hc/en-us/articles/360002091691-How-to-setup-Booking-Manager-to-issue-fiscal-invoices

Račun za Avansnu Uplatu-Predujam

Računi za avansne uplate-predujmove idaju se unutar rezervacije:

1. Odaberite Work (Posao)
2. Odaberite rezervacije
3. Filtrirajte traženu rezervaciju
4. Otiđite na Payments (Uplate)
5. Unesite novu uplatu-New
6. Potvrdite naziv računa- u ovom primjeru 125 je broj računa (X), POSL1 (O) je ured koji izdaje račun a 9721(A) je broj aplikacije, tako je postavljeno u Reservation settings, Invoice (X/O/A)

Nakon što smo odabrali unos nove uplate potrebno je dodatno podesiti račun na slijedeći način:

1. Dodijeliti naziv računu (na prethodnim koracima smo postavili sve da se naziv dodijeljuje automatski)
2. Odabrati datum primitka predujma
3. Odabarati da li će datum primitka predujma biti isti i datumu ispisanom na računu za primljeni predujam
4. Unijeti primljeni iznos (u primjeru na slici primljeni iznos je uvećan za agencijski dio provizije (iznos u zagradama) sukladno postavci u programu koja može ali i ne treba biti uključena  a sve ovisno o ugovornom poslovanju)
5. Odabrati alternativnu valutu i unijeti  tečaj valute

Primjer avansnog računa (računa za predujam):

 

U navedenom primjeru uplatu je charter primio u eurima, također vam donosimo i primjer kada se uplata primi u kunama:

1. Unesemo automatski postavljen broj računa
2. Postavimo datum primitka uplate
3. Unesemo primljeni iznos (HRK)
4. Postavimo valutu HRK
5. Unesemo tečaj valute
6. Kao alternativni tečaj postavimo EUR (ukoliko je cijenik najma izražen u EUR)
7. Alternativni tečaj bi u ovom slučaju bila 1

Ukoliko avansne uplate nisu primljene bankovnim transferom ili uplatom na bankovni račun, već plaćeni karticom ili u gotovini, potrebno je promijeniti metodu plaćanja na samoj uplati i izdati fiskalni račun kao na slici.

1. Odabrati iz padajućeg izbornika ispravnu metodu plaćanja
2. Kartice ili
3. Gotovina

Nakon što smo sve uredno postavili za izdavanje samog računa

1. Odabrali ispravnu metodu plaćanja koja na sebi ima fiskalni certifikat
2. Kliknuli na Print invoice
3. Program nam nudi dodatnu provjeru iznosa kojeg želimo fiskalizirati te traži dodatnu potvrdu nakon koje dobijemo fiskalizirani račun za avans/predujam

 

Charter tvrtke imaju mogućnost izdavati račune uvećane za agencijski dio zarade (slučaj kada agencija radi u Tuđe ime i za tuđi račun i računi se izdaju na ime krajnjeg gosta) ili račune koji se ne uvećavaju razmjerno dijelu agencijske zarade a to pravilo se u programu postavlja na slijedeći način:

1. Reservation settings
2. Payments
3. Create payment increased by agency commission

Storno Avansnog Računa-Računa za predujam

U određenim slučajevima potrebno je stornirati cijeli iznos avansne uplate/predujma ili samo određeni dio iznosa uplate. U oba slučaja prilikom izrade storna računa potrebno je unijeti uplatu u minusu (-), sa negativnim predznakom a koja će na sebi imati sve identične postavke kao i primljeni avans samo što će datumi izdavanja biti drugačiji. Ukoliko se radilo o fiskaliziranom računu za predujam/avansu potrebno je fiskalizirati i storno računa.

1. Ispravna metoda plaćanja
2. Datum dogovorenog povrata novaca
3. Iznos unesen u minusu
4. Ispravna valuta plaćanja
5. Identičan tečaj valute kao i na originalnom avansu

APA kao avansna uplata

Postoje također situacije gdje klijenti APA-u odluče platiti unaprijed bankovnim transferom i u tim slučajevima APA-u je potrebno unijeti kao i sve druge uplate na samu rezervaciju no u ovom slučaju, kako je APA prolazna stavka, istoj nije potrebno dodijeliti broj računa već naziv ''APA - primljeni novčani depozit''.

Ukoliko charter tvrtka ima uključenu postavku da se uplate uvećavaju za proporcionalni iznos agencijske provizije, potrebno je modificirati uneseni iznos APA-e:

1. Odabrati APA-u
2. Desnim klikom izmijeniti vrijednost (unijeti identičan primljeni znos).

Navedeno je potrebno kako seiznos APA-e ne bi uvećavao za dio agencijske provizije jer na navedeni iznos agent nema pravo provizije.

Završni Račun

U Republici Hrvatskoj završni račun za uslugu noćenja na plovilu potrebno je izdati sa zadnjim danom najma(check-out day). U samom programu moguće je postaviti da se automatski sa završnim računom storniraju primljeni predujmovi ili da se primljeni predujmovi storniraju kao zasebni računi.

Završni računi se rade na slijedeći način:

1. Odaberite željenu rezervaciju
2. Odaberite Invoice detail (Detalji računa)
3. Kreirajte Novi račun
4. Potvrdite datum izdavanja i naziv računa

Primjer završnog računa koji na sebi ima automatski stornirane transakcijske avanse/predujmove:

Ukoliko je jedan od avansa/predujmova fiskalizirani račun ili ukoliko se zadnja uplata najma radi u bazi na check-inu (unutar istog mjeseca kada se odvija i najam plovila) potrebno je:

1. Odabrati metodu plaćanja Ostalo (koja ima na sebi označeno dodatno da se radi o metodi plaćanja pod nazivom Ostalo, prema smjernicama Porezne uprave)
2. Kreirati završni račun
3. Ovakav završni račun fiskalizirati

Storno Završnog Računa

U slučajevima kada je potrebno napraviti storno završnog računa, potrebno ga je napraviti na željenoj rezervaciji na slijedeći način:

1. Otići na tab Invoices (Računi)
2. Odabrati završni račun kojeg želimo stornirati
3. Klinuti na storno

Klikom na:

1. Storno
2. Otvoriti će se Pop up prozor u kojem odaberemo Invoice detail-to su podaci za storno račun
3. Kreiramo Novi račun
4. Potvrdimo datum i naziv računa

Kod storniranja računa važno je da se stornira točan iznos (program automatski povlači identične stavke s originalnog računa) i s identičnim načinom plaćanja te stopom PDVa.

Bitno je napomenuti da ukoliko se želi stornirati račun unutar istog mjeseca kada je originalni račun izdan, a ne radi se o fiskaliziranom računu, nije potrebno raditi stvarni storno već se samo izbriše ili prepravi originalno izdani račun jer sam račun još uvijek nije poslan u Poreznu upravu.

Računi u Bazi

Uz račune vezane uz samo noćenje na plovilu Booking Manager je automatizirao i izradu računa za dodatne usluge nadoplative u bazi. Takvi računi se također rade na samoj rezervaciji a postoje dvije vrste takvih računa:

1. Standardni račun za extrase
2. Račun za Boravišnu pristojbu

Za izradu računa u bazi dovoljno je:

1. Odabrati izradu novog računa
2. U Pop up prozoru odabrati tab Kalkulacije kako bi se provjerile sve naplative stavke 
3. Provjeriti da li valuta plaćanja odgovara naplati
4. Provjeriti iznos PDVa koji se aplicira u tom slučaju ( extrasi 25%, boravišna 0%)

Kako bi se sam račun izdao, odnosno fiskalizirao potrebno je:

1. Otići na tab Invoice detail
2. Odabrati metodu plaćanja te Reload details ukoliko smo mijenjali metodu plaćanja
3. Kreirati račun
4. Fiskalizirati račun

 Storniranje Računa Izdanih u Bazi

Storniranje računa izdanih u bazi se radi na isti način na koji je objašnjeno storniranje završnih računa.

Bitno je da se račun stornira s identičnim načinom plaćanja, postotkom PDVa i iznosom.

Custom (Posebni) Računi

Pored računa vezanih za najam vlastitih plovila, Booking Manager nudi mogućnost i izrade posebnih računa a koji bi se npr. odnosili na usluge popravaka na plovilima trećih osoba ili održavanje vlasničkih plovila.

Program nudi izradu Free entry rezervacija i računa koji na sebi nemaju naveda plovila i datume najma već samo obavljene usluge a kreiraju se na sljedeći način:

1. Odaberemo popis rezervacija (Work-Reservations)
2. Odaberemo unos nove rezervacije (New)
3. Odaberemo bilo koje plovilo s popisa
4. Potvrdimo odabrano plovilo (Choose)
5. Potvrdio datum koji se automatski ponudi (Select date-Ok)
6. Program otvara plovilo pod statusom opcija
7. Promijenimo status rezervacije/opcije u posebno (custom) 
8. Dodijelimo naziv kupca, korisnika usluge (Agency/Client)
9. Označimo da se radi o Free entry rezervaciji (Reservation tab-Free entry)
10. Odaberemo kalkulaciju (Calculation tab)
11. Unesemo stavku (Add-Extras) i preimenujemo je u npr.usluge/materijale
12. Postavimo ispravnu stopu PDVa (Tax)
13. Postavimo ispravnu metodu plaćanja (Invoice detail tab)
14. Kreiramo Novi račun (Create Invoice)
15. Potvrdimo naziv računa i datum izdavanja (Invoice date-Invoice ID)

 

Personaliziranje Računa

Određeni računi na sebi zahtjevaju određene napomene ukoliko se radi o neoporezivim iznosima kao što su boravišna pristojba ili odšteta. Charter tvrtke imaju mogućnost unutar sustava automatizirati takve račune na način da im se dodjeli poseban način plaćanja koji će na sebi sadržavati napomenu o kojem se članku zakona radi.

Primjer takve metode plaćanja:

1. Metoda plaćanja koja se odnosi na naplatu Boravišne pristojbe
2. Napomena koja se odnosi na iznos PDVa koji se plaća za navedenu uslugu

Ista napomena se može dodati i tek na samom računu kada se račun generira.